Doküman Yönetimi

Genel Dokümanlar

Şunlar için geçerlidir: Yetkiye göre tüm kullanıcılar • Erişim: Menü > Doküman Yönetimi > Genel Dokümanlar (/Dokuman)

Genel Dokümanlar, klasör tabanlı, Windows Gezgini benzeri bir ortak/işyeri belge kütüphanesidir: bir "Ortak Belgeler" kök klasörü ve her işyeri için ayrı bir kök klasör altında, çok seviyeli alt klasörlere dosya (pdf, resim, ofis belgesi, video vb.) yükleyip düzenleyebilir, klasör/dosya bazında görünürlük (gizlilik) ve erişim tanımlayıp mail ile paylaşabilirsiniz.

Genel Dokümanlar ekranı — Klasör görünümü — Genel Dokümanlar ekranı — sol tarafta klasör ağacı, sağda seçili klasörün dosyaları (Klasör görünümü).

Bu ekran, menüdeki kardeş ekranlar "Çevrimiçi Belge Arşivi", "Dijital Belge Arşivi" ve "Dijital Belge Onay" ile farklı, bağımsız veri tabanı tablolarını kullanır — aralarında otomatik bir bağlantı veya veri paylaşımı yoktur. Bu makale yalnızca "Genel Dokümanlar" ekranını kapsar.

Klasör ağacı ve dosya listesi

Sol paneldeki klasör ağacının kökünde Ortak Belgeler (herkese açık ortak klasör, yalnızca ilgili yetki varsa görünür) ve her işyeri için ayrı bir işyeri kök klasörü bulunur; her kök altında sınırsız görünen ama sunucu tarafında 10 seviye ile sınırlanan iç içe alt klasörler oluşturulabilir. Üstteki Doküman Ara kutusu dosya adı/başlığına göre arama yapar; sağ üstteki ikinci arama kutusu ise yalnızca o an açık klasörün içindeki dosyaları filtreler.

Dosya listesi iki görünüm arasında geçiş yapılabilir bir alandır — sağ üstteki Klasör Görünümü / Liste Görünümü düğmesiyle değiştirilir:

Klasör görünümü — dosya türü simgeli kart ızgarası.
Liste görünümü — #, Klasor Adı, Dosya Adı ve İşlemler sütunlu bir tablo; toplu seçim için satır başı onay kutuları yalnızca bu görünümde belirir.

Bu ekranda geleneksel bir DataTable yoktur (bu yüzden Excel'e Aktar/Yazdır düğmesi de yoktur); sayfalama sağ altta sabit, sayfa başına 1000 kayıt gösteren özel bir gezinme widget'ı ile yapılır.

Dosya işlemleri

Her dosya kartında/satırında, yetkiye ve dosyanın gizlilik/sahiplik ayarına göre şu işlemler görünebilir:

İşlem	Açıklama
Dosya Bilgisi	Dosya Bilgisi penceresini açar.
Dosya Değiştir	Dosyanın fiziksel içeriğini yeni bir dosyayla değiştirir (tek dosya seçici).
Dosya Qr	Dosyanın herkese açık önizleme bağlantısına giden bir QR kodu gösterir.
İndir	Dosyayı doğrudan indirir.
Sil	Onay sonrası dosyayı siler.
Taşı	Dosya Taşı penceresini açar.

Klasör işlemleri

Ağaçtaki her klasör düğümünün üzerine gelindiğinde, yetkiye göre üç ikon belirir: alt klasör ekle (Klasör Ekle penceresini açar), düzenle (aynı formu mevcut klasörün bilgileriyle önceden dolu açar) ve sil (onay sonrası klasörü siler).

Bir klasörü silmeden önce içini boşaltın: silme işlemi yalnızca klasörün kendisini pasifleştirir, içindeki alt klasör ve dosyalar için herhangi bir uyarı vermez ya da onları taşımaz — sonuçta bu içerikler ağaçta artık görünmeyen bir klasöre bağlı kalır.

Araç çubuğu

Klasör Görünümü / Liste Görünümü — bkz. yukarıda.
Dosyayükle — o an açık klasöre Dosya Yükle penceresini açar.
Tanımlar — doküman tanım/kategori yönetim sayfasına gider (bu makalenin kapsamı dışındadır).
Mail Gönder (klasör ağacındaki zarf simgesi) — toplu seçim modunu açar: görünüm otomatik olarak Liste'ye geçer, her satırın başında onay kutusu ve toplu araç çubuğunda "Tümünü seç"/"Seçimi İptal Et" düğmeleri belirir. En az bir dosya seçildikten sonra bu araç çubuğundaki zarf düğmesiyle Seçili Dokümanları Mail Gönder penceresi açılır.

Pencereler

Dosya Yükle

Sürükle-bırak destekli, çoklu dosya yükleme penceresi: Dosyaları Ekle ile dosyalar seçilir, Yüklemeyi Başlat ile yükleme başlar; yükleme sırasında Yüklemeyi İptal Et ve Seçilenleri Sil ile liste düzenlenebilir. Yükleme, dosya adı/kategori/etiket gibi ek alan istemez — bu bilgiler yükleme sonrasında Dosya Bilgisi penceresinden düzenlenir.

Pencerede gösterilen "Her bir dosya için maksimum yükleme boyutu 50 Mb'dır" uyarısı yanıltıcıdır — sunucu tarafında gerçekte uygulanan sınır 1 GB'dır. Büyük bir dosyayı 50 MB sınırına takılacağını düşünüp yüklemekten vazgeçmeyin; yalnızca uyarı metni güncel değildir.

Dosya Bilgisi

Alan	Açıklama
Dosya Başlığı	Görünen dosya adı
Revizyon No	Sayısal revizyon numarası
Açıklama	Serbest metin
Erişim Seviyesi	Hangi rol/grupların dosyayı görebileceği (çoklu seçim)
Gizlilik	Normal / Gizli / Çok Gizli
Çalışan Görebilir	Evet / Hayır

"Çalışan Görebilir" alanı kaydedilir ve pencerede geri okunur, ancak dosya listesinde veya görünürlük mantığında şu an hiçbir yerde dikkate alınmaz — bu alanı "Hayır" yapmak, dosyayı çalışan rolündeki kullanıcılardan gizlemez. Ayrıca "Çok Gizli" işaretlenmiş bir dosyanın adı/açıklaması gibi bilgileri, arayüzde gizlense de, tarayıcının ağ isteklerini inceleyen bir kullanıcı görebilir — gizlilik seviyesine göre filtreleme yalnızca ekranda, istemci tarafında uygulanır.

Klasör Ekle / Klasör Düzenle

Klasör Adı, Açıklama, Erişim Seviyesi (çoklu seçim) ve Gizlilik (Normal/Gizli/Çok Gizli) alanlarını içeren küçük bir pencere; Ekle (yeni klasörde) ya da Güncelle (düzenlemede) ile kaydedilir.

Dosya Taşı

Arama kutulu, tüm kök klasörleri (Ortak Belgeler ve tüm işyerleri) ve alt klasörlerini kapsayan bir hedef klasör ağacı gösterir; bir klasöre tıklayıp alttaki düğmeyle onaylayınca dosya hem fiziksel olarak hem veritabanı kaydında seçilen klasöre taşınır.

Pencerenin onay düğmesi işlemin kendisiyle uyuşmayan bir etiket taşır: dosya taşındığı hâlde düğme "Düzenle" yazar. Ayrıca hedef klasöre fiziksel dosya kopyalama işlemi arka planda sessizce başarısız olabilir; bu durumda bile ekranda "İşlem Başarılı" mesajı görürsünüz, çünkü sonuç mesajı yalnızca veritabanı güncellemesine bakar.

Seçili Dokümanları Mail Gönder

Kime (serbest e-posta girişi, artı hazır rol kısayollarıyla toplu Ekle ve daha önce kullanılmış alıcı listelerini geri çağıran Sık Kullanılanlar), Konu ve zengin metin (CKEditor) gövde alanlarından oluşur; seçilen tüm dosyalar mail ekine fiziksel olarak eklenerek gönderilir.

Diğer bilinen küçük tutarsızlıklar: "Dosya Qr" düğmesinin görünüp görünmeyeceğini belirleyen ekran mantığında bir karşılaştırma yerine atama kullanılmış — pratikte bu düğme, gizlilik seviyesi ne olursa olsun sahiplik alanı boş olan hemen her dosyada görünebiliyor (asıl gizlilik kontrolü, QR bağlantısının açtığı herkese açık önizleme sayfasında ayrıca ve doğru şekilde tekrar yapılıyor, dolayısıyla veri sızıntısı yoktur — yalnızca düğmenin ne zaman gösterileceği yanlış). Klasör silme, sil/ekle/düzenle işlemlerinden farklı olarak CSRF token doğrulaması içermiyor.

Bu makale yardımcı oldu mu?