Doküman Yönetimi
Dijital Belge Arşivi
Şunlar için geçerlidir: İSG ekibi üyesi olunan işyerlerine erişimi olan kullanıcılar
•
Erişim: Menü > Doküman Yönetimi > Dijital Belge Arşivi (/IsgbArsiv)
Dijital Belge Arşivi ("İSG Arşivi"), Genel Dokümanlar'ın aksine serbest bir klasör kütüphanesi değil; işyeri bazlı, önceden tanımlı bir Klasör/Belge taksonomisine göre arşivlenen, çoğu zaman İSG-KATİP/denetim için gereken yasal İSG belgelerinin (sözleşme atamaları, kurul toplantı tutanakları, risk değerlendirmesi, acil durum planı, tatbikat raporları, periyodik muayeneler, iş kazası bildirimleri vb.) saklandığı; her belgenin bir onay durumuna ve tehlike sınıfına göre hesaplanan bir geçerlilik/imha süresine sahip olduğu, süreçle bağlantılı bir arşiv ekranıdır.
Sütunlar ve filtreler
Üstteki Geçerlilik Durumu seçicisi (varsayılan: "Geçerliliği Devam Eden Kayıtlar") tüm listeyi kapsamlı biçimde süzer. Tablonun kendi filtre satırında ayrıca şu sütunlar bulunur:
| Sütun | Filtre |
|---|---|
| İş Yeri Grubu / Firma Grubu / Coğrafi Bölge Grubu | Select2 seçiciler (son ikisi varsayılan gizli kolon) |
| İş Yeri | Select2 seçici |
| İş Bölümü | Select2 seçici |
| Klasör | Select2 seçici (Belge filtresini kademeli olarak besler) |
| Belge | Seçili Klasöre göre kademeli select2 seçici |
| Açıklama / Dosya | Metin kutusu |
| Onay | Tümü / Onay Bekleyen / Onaylanmış / Reddedilmiş |
| Onay/Red Pers. | Metin kutusu (onaylayan/reddeden ad soyad) |
| Arşiv Kodu | Select2 seçici |
| İşlem Tar. / Belge Tar. / Geçerlilik Tar. / Onay Tarihi | Tarih aralığı |
Satır işlemleri
- Detaylar (büyüteç) — Doküman Bilgileri penceresini açar.
- Sil — onay sonrası belgeyi siler.
- İlgili Kaydı Göster (yeşil oynat ikonu) — belge, 28'e yakın önceden tanımlı İSG sürecinden (Kurul toplantısı, Ortam Ölçümü, Yıllık Plan, Risk Değerlendirme, Ekipman Periyodik Kontrolü, ADEP, Tatbikat, Saha Gözetimi, İşe Giriş/Periyodik Muayene, İş Kazası vb.) otomatik oluşturulduysa, o sürecin kaynağı olan kaydı yeni sekmede açar; süreçle ilişkili olmayan belgelerde bu ikon görünmez.
- Dijital Onay (konuşma balonu, yalnızca "muayene" türündeki pdf/jpg/png belgelerde ve yapılandırma açıksa) — "Dijital Belge Onay" ekranındaki e-imza sürecini sorgular.
- Dosya sütunu — göz ikonu belgeyi yeni sekmede görüntüler, indir ikonu doğrudan indirir.
Onay durumları
"Onay" sütunundaki simgenin yanındaki Değiştir açılır menüsünden (yetki gerekir) durum yedi değerden birine ayarlanabilir. "Onaylanmış" seçilirse Onay Açıklaması, "Reddedilmiş" seçilirse Reddetme Gerekçesi penceresi açılır; diğer beş durum bir onay diyaloğundan sonra doğrudan uygulanır.
| Durum | Simge |
|---|---|
| Onaylanmış | Yeşil onay işareti |
| Onay Bekliyor (varsayılan) | Sarı uyarı üçgeni |
| Reddedilmiş | Kırmızı yasak işareti |
| Belge Gerekmiyor | Mavi/açık daire |
| Onay gerekmiyor | Yeşil hedef |
| Kontrol Edildi | Mavi kare onay |
| Şerhli Evet | Yeşil belge |
Araç çubuğu
- Yeni Ekle — Hızlı Doküman Ekle sayfasını açar.
- İstatistikler — ayrı bir istatistik panosunu açar.
- İşlemler dropdown'ı:
- Arşiv Özeti — işyeri × belge türü onay durumu matrisini gösteren ayrı bir özet ekranı (bu makalenin kapsamı dışındadır).
- Belge Tanımları — Klasör/Belge taksonomisinin, geçerlilik (Az/Tehlikeli/Çok Tehlikeli ay cinsinden) ve imha süresinin yönetildiği tanım ekranı (kapsam dışı).
- İsg Dok. Aktarımı — eski "İSG Dokümantasyonu" tanım kümesinden bu arşive tek seferlik veri aktarım aracı (kapsam dışı).
- Toplu Arşiv Kodu Değiştir — Toplu Arşiv Kodu Değiştir penceresini açar.
- Belge Gerekmeyenler Belirle — Belge Gerekmeyenler penceresini açar.
- Tanımlar — arşiv kodu gibi genel tanımların yönetildiği ekran (kapsam dışı).
Pencereler
Doküman Bilgileri
Salt okunur bir özet: Dosya, İş Yeri, Klasör, Belge, Onay (yanında Değiştir bağlantısı ile), Arşiv Kodu, Sıra, Belge Tarihi, Açıklama. Geçerlilik Tarihi alanı istisnadır — tek başına tıklanabilir/düzenlenebilir bir bağlantı olarak gösterilir ve pencereden çıkmadan doğrudan güncellenebilir.
Reddetme Gerekçesi / Onay Açıklaması
Belgeyi Reddedilmiş yaparken açılan "Reddetme Gerekçesi" penceresi, kendi e-posta adresinizi otomatik olarak Kime alanına ekler (bildirim gönderilecek kişileri elle de ekleyebilirsiniz) ve bir gerekçe metni ister. Belgeyi Onaylanmış yaparken açılan "Onay Açıklaması" penceresi ise yalnızca isteğe bağlı bir açıklama metin kutusundan ibarettir, alıcı seçimi içermez.
Toplu Arşiv Kodu Değiştir
İki Arşiv Kodu seçicisinden oluşan tek satırlık bir form: "<kaynak kod> arşiv kodlu belgeleri <hedef kod> olarak değiştir." Tüm listedeki eşleşen belgeleri tek seferde günceller.
Belge Gerekmeyenler
Belirli işyerleri için belirli belge türlerinin "gerekmiyor" olarak işaretlenmesini sağlar — solda arama kutulu bir işyeri listesi (Ünvan/Kısa Ad/Sgk No), sağda seçilen işyer(ler)ine uygulanacak Klasör/Belge onay kutuları. Kaydedildiğinde, seçilen her işyeri-belge kombinasyonu için doğrudan Belge Gerekmiyor durumunda bir arşiv kaydı oluşturur — böylece bu belgeler ekranın "Geçerliliği Devam Eden Kayıtlar" filtresinde eksik gibi görünmez.
Hızlı Doküman Ekle
Ayrı bir tam sayfa (modal değildir). Belge her zaman yeni bir kayıt olarak eklenir — mevcut bir arşiv kaydının içeriğini yerinde değiştiren bir "düzenle" ekranı yoktur.
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Doküman Türü (Klasör)* | Üst kategori seçimi |
| Belge Türü (Belge)* | Seçilen Klasöre göre kademeli belge tanımı seçimi |
| Arşiv Kodu | İsteğe bağlı sınıflandırma kodu |
| Sıra | Otomatik önerilen, elle değiştirilebilir sıra numarası |
| Belge Çıktı Tarihi* | Belgenin düzenlendiği tarih |
| Geçerlilik Tarihi | Bkz. aşağıdaki not |
| Açıklama | Serbest metin |
| Dosya* | Tek dosya seçici |
| Kayıt* | "Kaydet ve İSG Arşivine Dön" / "Kaydet ve Başka Ekle" |
Seçilen Belge Türüne göre, sağda süreçle ilgili ek alanlar (İşyeri/Bölüm, çalışan/uzman/ hekim/DSP seçici, ekip/temsilci ataması, eğitim veren vb.) belirebilir — bu ek alanlar, belgenin hangi İSG sürecine bağlı olduğuna göre değişir.
Bu makale yardımcı oldu mu?