WebİBYS Doküman Yönetimi
Dijital Belge Arşivi
Şunlar için geçerlidir: İSG uzmanları, İSG ekipleri, arşiv sorumluları
•
Menü yolu: Doküman Yönetimi › Dijital Belge Arşivi
Bu ekran ne işe yarar?
Dijital Belge Arşivi (İSG Arşivi), sisteme yüklenmiş tüm İSG belgelerinin merkezi listesidir. İşyeri, bölüm, klasör, belge tanımı, arşiv kodu, onay durumu ve dört ayrı tarih aralığına göre süzer; her satırdan belgeyi görüntüler/indirir, onay durumunu değiştirir, geçerlilik tarihini satır içinde günceller, kaydı siler ve belgeyi üreten ilgili İSG kaydına (eğitim, kurul toplantısı, risk değerlendirme vb.) atlar. Yeni belge yükleme, Yeni Ekle ile Hızlı Doküman Ekle ekranından yapılır.
Ekran görünümü
Üst düğmeler
| Öğe | Ne zaman görünür | İşlevi |
|---|---|---|
| Yeni Ekle | Yükleme yetkisiyle | Belge yükleme (Hızlı Doküman Ekle) ekranına gider. |
| İstatistikler | Yetkiyle | Arşiv istatistiklerini yeni sekmede açar. |
| İşlemler | Herkes (alt öğeler yetkili) | Aşağıdaki alt işlemlerin menüsü. |
İşlemler menüsündeki alt öğeler (yetkiye bağlı): Arşiv Özeti (işyeri × belge matrisi), Belge Tanımları, İsg Dok. Aktarımı, Toplu Arşiv Kodu Değiştir, Belge Gerekmeyenler Belirle ve Tanımlar. Sütun başlıklarının altındaki filtre kutuları ve Sıfırla düğmesiyle süzme yapılır; araç çubuğunda ayrıca Tümünü Excel'e Aktar bulunur.
Liste sütunları ve satır işlemleri
Sütunlar arasında İş Yeri, İş Bölümü, Klasör, Belge, Açıklama, Dosya, Onay, Onay Tarihi, Onay/Red Personeli, Arşiv Kodu, Sıra, İşlem/Belge/Geçerlilik Tarihi yer alır. Geçerlilik Tarihi hücresi bayrak rengiyle uyarır (kırmızı: 8 günden az, sarı: 30 günden az kalan). Dosya sütunundan belgeyi görüntüler veya indirirsiniz. Satır düğmeleri:
| İşlem | Ne zaman görünür | Ne yapar |
|---|---|---|
| Doküman Bilgileri | Herkes | Belgenin bilgilerini gösteren pencereyi açar; geçerlilik tarihi buradan da güncellenebilir. |
| Sil | Silme yetkisiyle | Belgeyi pasife alır. |
| İlgili Kayıt | Belge bir sürece bağlıysa | Belgeyi üreten İSG kaydını (eğitim, toplantı, risk vb.) yeni sekmede açar. |
| Dijital Onay | Dijital onay modülü açık + muayene belgesi | Belgenin dijital onay durumunu sorgular. |
Onay durumunu değiştirmek için satırdaki Değiştir menüsü kullanılır; onaylama/reddetme açıklama pencereleriyle yapılır.
Doküman bilgileri penceresi
Satırdaki Doküman Bilgileri düğmesi, belgenin künyesini ve geçerlilik tarihini gösteren/düzenleyen pencereyi açar.
İlgili konular
Bu makale yardımcı oldu mu?