Doküman Yönetimi

Genel Dokümanlar

Şunlar için geçerlidir: İSG uzmanları, İK sorumluları, doküman yöneticileri • Menü yolu: Doküman Yönetimi › Genel Dokümanlar

Bu ekran ne işe yarar?

Genel Dokümanlar, kurumun ve seçili işyerinin genel doküman arşivini yöneten ekrandır. Solda özyinelemeli (iç içe) klasör ağacı, sağda seçilen klasörün dosyaları Klasör (kart) veya Liste (tablo) görünümünde listelenir. Dosya yükleme, meta/revizyon düzenleme, dosya değiştirme, klasör/işyeri arası taşıma, QR kod üretimi, indirme, silme ve seçili dosyaları e-posta ile gönderme buradan yapılır. Her klasör/dosyaya bir gizlilik derecesi (Normal / Gizli / Çok Gizli) atanır ve görme hakları buna göre belirlenir.

Ekran görünümü

Genel Dokümanlar — sol klasör ağacı ve sağ dosya alanı (örnek).

Üst düğmeler ve arama

Öğe	Ne zaman görünür	İşlevi
Liste Görünümü	Herkes	Kart görünümü ile tablo görünümü arasında geçiş yapar.
Dosya Yükle	Yükleme yetkisiyle	Seçili klasöre dosya yükleme penceresini açar.
Tanımlar	Tanım yetkisiyle	Doküman tanımları ekranını açar.
Doküman Ara	Herkes	Dosya adı/başlığına göre arama yapar; temizle düğmesiyle sonuçlar sıfırlanır.

Klasör ağacı

Sol taraftaki ağaçta iki kök bulunur: Ortak Belgeler (yetkiliyse) ve seçili işyerinin adı. Bir klasöre tıklayınca içindeki dosyalar sağda listelenir. İşyeri kök düğümü üzerine gelince şu klasör işlemleri belirir (yetkiye bağlı): alt klasör ekle, klasör düzenle, klasör sil ve seçili dosyaları e-posta gönder. Görme yetkiniz olmayan klasörler kilitli görünür.

Dosya satırı işlemleri

Liste görünümünde sütunlar: seçim kutusu, Klasör Adı, Dosya Adı ve İşlemler. Her dosya satırındaki düğmeler:

İşlem	Ne yapar
Dosya Bilgisi	Dosyanın meta bilgilerini (ad, revizyon, açıklama, sahiplik, gizlilik) düzenleme penceresini açar.
Dosya Değiştir	Kaydı koruyarak dosyanın kendisini yenisiyle değiştirir.
Dosya QR	Dosyanın genel önizleme adresine giden QR kodunu üretir.
İndir	Dosyayı indirir.
Sil	Dosyayı pasife alır (soft-delete).
Taşı	Dosyayı başka klasöre/işyerine taşır.

Birden çok dosya seçip e-posta ile gönderme için üst kısımdaki toplu seçim ve mail gönder düğmeleri kullanılır.

Dosya yükleme

Dosya Yükle penceresinden seçili klasöre bir veya birden çok dosya yüklenir. Dosyaları seçtikten sonra Yüklemeyi Başlat ile yükleme başlar; Yüklemeyi İptal Et ile durdurulur, Seçilenleri Sil ile listeden çıkarılır.

Dosya Yükle penceresi (örnek).

Alt klasör ekleme

Ağaçtaki bir klasör altına yeni klasör açarken ad, açıklama, sahiplik (kimlerin göreceği) ve gizlilik derecesi girilir.

Klasör Ekle penceresi (örnek).

Dosya bilgisi (meta düzenleme)

Dosya Bilgisi penceresinde dosya adı, revizyon no, açıklama, sahiplik, gizlilik derecesi ve çalışan görebilir ayarı düzenlenir.

Dosya Bilgisi penceresi (örnek).

Silme işlemleri kaydı yok etmez, pasife alır. Klasör/dosya üzerindeki düğmeler yetkinize ve gizlilik derecesine göre görünür; bir işlemi göremiyorsanız yetkiniz yeterli olmayabilir.

İlgili konular

Çevrimiçi Belge Arşivi — kardeş arşiv ekranı.
Doküman Yönetimi — Genel Bakış

Bu makale yardımcı oldu mu?